Roombooking

GoBright Room Booking is een complete digitale oplossing waarbij medewerkers een ruimte kunnen reserveren. Het systeem kent uitbreidingen zoals Wayfinding, Room Control, Mapping, Catering & Services, Lockerintegratie en Detectiesensoren.

Medewerkers reserveren vanuit huis of zodra zij op kantoor aankomen een ruimte. Het boeken helpt een organisatie om hun (vergader)ruimtes te beheren en toegankelijk te maken voor alle werknemers. Omdat agile werken steeds gebruikelijker wordt en mensen snel en flexibel inzicht willen hebben in de ruimte beschikbaarheid maken steeds meer bedrijven gebruik van geautomatiseerde reserveringen. Om deze ruimtes te beheren en medewerkers inzicht te geven in de beschikbaarheid, is een Room Booking systeem een perfecte oplossing.

Ja dat kan. Outlook is één van de meest gebruikte e-mail- en agendaprogramma’s op kantoor. GoBright heeft hiervoor een speciale plug-in ontwikkeld. Gebruik de GoBright plug-in bij het plannen van een afspraak.

• Zoek naar een vergaderruimte rekening houdend met jouw voorkeuren.
• Reserveer direct eventuele catering en/of andere diensten.
• Nodig anderen uit en pre registreer externe deelnemers direct met jouw reservering.

Maak je geen zorgen. Bij gebruik van de Outlook plugin veranderen alle gerelateerde acties aan de reservering automatisch mee. Eén systeem, één actie. Slim en eenvoudig.

GoBright Desk Booking is een digitale oplossing waarbij medewerkers op kantoor een bureau reserveren om aan te werken. Zij kunnen dit bureau van tevoren reserveren vanuit huis of zodra zij op kantoor aankomen. Het boeken van bureaus helpt een organisatie om hun werkplekken te beheren en toegankelijk te maken voor alle werknemers. Omdat agile werken steeds gebruikelijker wordt en mensen niet meer 40 uur per week aan hetzelfde bureau werken, zullen organisaties waarschijnlijk minder werkplekken hebben in verhouding tot het aantal werknemers. Om deze werkplekken te beheren en medewerkers inzicht te geven in de beschikbaarheid van bureaus, is een Desk Booking systeem een perfecte oplossing.

Hot desking is een manier van flexibel werken. De meeste mensen hebben niet elke dag en de hele dag hetzelfde bureau nodig. Daardoor blijven bureaus vaak een deel van de dag ongebruikt. Met hot desking gebruiken medewerkers alleen een bureau wanneer ze het daadwerkelijk nodig hebben. Hierdoor kun je het aantal werkplekken verminderen en kun je diversiteit aanbrengen in het type werkplekken. Werken in een hot desking omgeving stimuleert ook nog eens samenwerking en creativiteit.

Je kunt op verschillende manieren een werkplek reserveren. Je kunt een bureau zoeken, vinden en boeken via de GoBright Mobiele App, de Online Portal of via Mapping. Mapping is een interactieve plattegrond van elke verdieping in het kantoor. En je kunt ook direct inchecken bij het bureau van jouw keuze door de Desk Connect te scannen met je mobiele telefoon of NFC-kaart.

Wanneer een collega is ingecheckt op een bureau via GoBright kun je hem of haar vinden via de Online Portal, de Mobiele App of Mapping. Klik op ‘vind mijn collega’, voer diens naam in en de locatie van de werkplek wordt getoond.

Wanneer je het kantoor binnenkomt, kun je via de App bekijken welk bureau voor jou gereserveerd is. Als je op ‘Vind mijn bureau’ klikt, begint het LED-lampje van de Desk Connect en eventueel Desk Glow te knipperen. Je kunt ook gebruik maken van het Mapping scherm, dat zich bij de ingang van jouw afdeling bevindt. Klik op ‘Vind mijn bureau’ en jouw gereserveerde bureau zal oplichten op het Mapping overzicht.

Als je de afdeling opkomt, zie je bij elk bureau de LED-lampjes van de Desk Connect en Desk Glow. De kleuren geven aan of een bureau beschikbaar is (groen), bezet is (rood), schoongemaakt moet worden (paars) of dat de collega niet gestoord wil worden (blauw). Je kunt ook GoBright Mapping gebruiken op het touchscreen op de kantoorvloer, of via de Portal of App. Mapping geeft een visueel overzicht van de bezettingsstatus van alle bureaus.

De Desk Sensor detecteert de geringste beweging en lichaamswarmte. Dus zelfs als je heel stil aan een bureau zit, weet de Desk Sensor dat je er bent. Door het gebruik van sensoren kun je de bezettingsgraad van elk bureau met nagenoeg 100% zekerheid meten. De sensoren verzamelen alle gegevens en geven een nauwkeurig overzicht hoeveel bureaus daadwerkelijk worden gebruikt en hoe lang. Het laat ook zien of een bureau op dat moment bezet is of niet.

Je kunt jouw reservering heel snel en eenvoudig annuleren via de Mobiele App of Online Portal. Als er sensoren worden gebruikt, verwijdert de sensor automatisch jouw reservering als je een bepaalde tijd niet aanwezig bent.

Ja, je kunt uitchecken door de Desk Connect te scannen met je mobiele telefoon of NFC-kaart. Als je uitcheckt, wordt het bureau weer beschikbaar voor andere collega’s. En als jouw bureau is uitgerust met een Desk Sensor hoef je niet per se uit te checken. De Desk Sensor detecteert dat er – gedurende een bepaalde tijd – geen beweging plaatsvindt en zal de bezettingsstatus automatisch veranderen in ‘beschikbaar’.

Als er na jouw reservering geen reservering is gepland, is het mogelijk om je reservering te verlengen via de Mobiele App of het Online Portal. Als er een andere reservering is gepland, moet je naar een andere werkplek. Dan kun je eenvoudig direct de beschikbaarheid van werkplekken in de buurt controleren en een nieuwe reservering maken.

GoBright houdt data bij over de bezettingsgraad van de werkplekken, het aantal no-shows (personen die niet op komen dagen ondanks een reservering) en het aantal en de duur van de boekingen. Het systeem is AVG proof en voldoet aan ISO 27001. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over privacy en veiligheid.